0 - CONTROLE DE LOTE DE FABRICAÇÃO

1. INTRODUÇÃO

            Este documento tem como principal objetivo orientar e detalhar o uso do recurso de CONTROLE DE LOTE DE FABRICAÇÃO no PRÓTON ERP. Este processo possibilita a empresa realizar uma rastreabilidade dos lotes de fabricação, analisando a sua movimentação, desde a entrada no sistema até a saída final, também permite que na digitação do pedido de venda, outras lojas utilizem o lote de outras unidades. E ao realizar as transferências de estoques entre as unidades, o mesmo procedimento será realizado nas movimentações dos lotes.

 

            As rotinas de movimentação da mercadoria (62 – GERAÇÃO DE NOTAS FISCAIS, 440 - CAIXA ATACADO, 68 – CANCELAMENTO DE PEDIDOS DE VENDAS E NOTAS, 98 - LIBERAÇÃO DE NOTA DE ENTRADA, 100 – NOTA EXTRA VENDA, 101 - ESTORNO DE NOTA DE ENTRADA e 408 - DEVOLUÇÃO DE VENDAS foram modificadas para registrar as transações do lote de fabricação.

 

            Foram desenvolvidos novos relatórios e aprimorados alguns recursos em outras rotinas já existentes no PRÓTON ERP que facilitarão o dia a dia no uso do controle de lote, são elas:

 

• 647 - Ajustes do Saldo do Lote de Fabricação
• Listagem de Ajuste do Saldo do Lote de Fabricação (NOVO)
• 89 - Extrato de Mercadorias por Lote de Fabricação (NOVO)
• F9 - K - Consulta de Mercadorias por Unidade
• Digitação do Pedido de Venda

 

 

         É imprescindível, a leitura completa deste documento, para obter o êxito esperado no funcionamento do processo. Caso apresente dúvidas ou inconsistências na utilização em algumas das rotinas, nossa equipe de suporte deverá ser acionada.

 

2. ROTEIRO DE PROCEDIMENTO

 

2.1 – ATIVAÇÃO DO CONTROLE DE LOTE

            O primeiro procedimento é a configuração da empresa para utilizar o controle de lote de fabricação na digitação do pedido de venda. A ativação deve ser realizada em CONTROLE > CADASTROS > PARÂMETROS > 389 – FATURAMENTO > PÁGINA D.

 

 

No campo “Digita lote de fabricação na conferência?” configurar com a opção ‘C – Não, com digitação no pedido de venda e logo em seguida gravar a alteração.

 

 

 

 

         ATENÇÃO: É OBRIGATÓRIO QUE TODAS AS UNIDADES DE NEGÓCIO, QUE COMPARTILHEM O ESTOQUE E O LOTE DE FABRICAÇÃO, ESTEJAM CONFIGURADAS PARA UTILIZAR ESTE PROCESSO.

 

 

         No faturamento dos pedidos de vendas (rotinas 62 – Geração de Notas Fiscais e 440 – Caixa Atacado), será verificado se no pedido informado possui mercadorias que utilizem o lote de fabricação. Se existir, será analisado se nesses itens foram inseridas as informações referentes ao Lote.

 

            Caso não tenha informado os dados do lote, não será possível faturar o pedido e uma mensagem de divergência, entre a quantidade pedida e a informada no lote, será exibida para o usuário.

 

2.2 – CADASTRO DE USUÁRIOS

            No cadastro do usuário (CONTROLE > CADASTROS > 387 - USUÁRIOS), será necessário conceder acesso as rotinas relacionadas ao processo de controle de lote.

 

1. Extrato de Conta Corrente de Mercadorias por Lote de Fabricação

 

2. Ajustes de Saldo de Lotes de Fabricação

 

3. Consulta de Mercadorias por Unidade de Negócio

 

2.3 - RECEPÇÃO DE MERCADORIAS / LIBERAÇÃO DA NOTA

            Ao lançar uma nota de entrada (LOGÍSTICA > RECEPÇÃO DE MERCADORIAS > 97 – NOTA DE ENTRADA), e informar uma mercadoria configurada em seu cadastro para utilizar LOTE DE FABRICAÇÃO (vide imagem abaixo), o sistema solicita ao usuário, os dados referente ao lote de fabricação do produto, tais como o número, quantidade e datas de fabricação ou vencimento.

 

 

            Após calcular, fechar e grava a nota de entrada, na rotina de liberação da nota (LOGÍSTICA > RECEPÇÃO DE MERCADORIAS > 98 – LIBERAÇÃO DE NOTA DE ENTRADA), foi implementado o recurso de movimentação dos lotes das mercadorias.

 

            Seguindo o mesmo padrão da movimentação da mercadoria, será registrado no lote de fabricação um lançamento de entrada com o histórico detalhando o número da nota fiscal, o fornecedor da nota e o número de controle da nota de entrada. Esse registro pode ser conferida no relatório do extrato do lote de fabricação.

 

2.4 – EXTRATO DO LOTE DE FABRICAÇÃO

         Foi desenvolvido um novo relatório que tem como objetivo, realizar consultas, análises e rastreamento do histórico de movimentação dos lotes de fabricação, desde a sua entrada no sistema, até a sua saída final.

 

            Este relatório foi inserido em LOGÍSTICA > IMS > RELATÓRIOS > 89 – EXTRATO DE CONTA CORRENTE DE MERCADORIAS POR LOTE DE FABRICAÇÃO

 

 

            Ao acessar relatório pela primeira vez, será necessário fornecer os parâmetros personalizados (F4) indicando o tipo de quebra na mudança do lote (Linha ou Página).

 

            Na opção ‘L – Linha’, após imprimir todos os registros relacionado a um lote, a listagem do próximo será realizado na mesma página, saltando apenas uma linha. O produto abaixo (6823.0) possui 7 (sete) lotes movimentados no período selecionado (01/06/2022 à 30/06/2022) e foram impressas em apenas duas páginas.

 

            Na opção ‘P – Página’, automaticamente será inserido uma quebra de página na mudança do lote, e os dados do próximo lote serão listados na página seguinte. Utilizando o mesmo dado do exemplo anterior, o mesmo produto que contém 7 (sete) lotes movimentados no período, foram impressas em sete páginas, uma para cada lote.

 

            Após configurar o parâmetro, será exibido a pergunta “Um ou mais parâmetros foram alterados. Deseja salvar agora?” e deverá ser informado “Sim” para quando acessar a rotina novamente, o relatório não solicitar as informações mais de uma vez. Caso deseja modificar o parâmetro, basta teclar F4 e realizar a alteração.

            Para uma melhor performance na execução do relatório, se faz necessário informar a unidade de negócio e utilizar o filtro de seleção de mercadorias.

         ATENÇÃO: O filtro de seleção de unidade de negócio exibirá apenas as unidades na qual o usuário possui acesso a este relatório.

 

            No campo de mercadorias, poderá ser informado quantas mercadorias desejar. Na pesquisa do item, serão exibidos apenas os produtos configurados para utilizar lote de fabricação (LOGÍSTICA > IMS > CADASTROS > 110 – MERCADORIAS > PÁGINA B > USA LOTE DE FABRICAÇÃO = B, C ou D), mesmo que o produto não possua lotes de fabricação para ela.

 

            Na seleção de lote(s) de fabricação, o usuário poderá ser selecionar algum lote específico, para realizar uma análise do histórico da movimentação e assim, efetuar uma rastreabilidade, além de acompanhar em quais pedidos em aberto o lote se encontra, e ter uma projeção futura do saldo.

            Ao utilizar os dados da nota de entrada lançada como exemplo (Produto: 6552 Lote: LOTE 01 – 300), no relatório vai ser exibido todas movimentações que foram realizadas com a mercadoria e com o lote selecionado dentro do período informado.

 

            No cabeçalho, é impresso a data e hora da listagem, o nome fantasia da loja selecionada e o título do relatório. Logo abaixo, são listados os filtros selecionados e por fim os dados da movimentação do lote.

 

 

2.5 – CONSULTA DE MERCADORIAS POR UNIDADE (K)

            Na consulta de Mercadorias por Unidade de Negócio disponibilizado no F9, foi adicionado no menu de botões, o botão “Lote de Fabricação (Alt + L)” que tem como objetivo exibir todos os lotes disponíveis para mercadoria em todas as unidades de negócio que ela está vinculada / associada.

 

            Este botão será habilitado apenas quando o produto estiver configurado para utilizar o lote de fabricação (LOGÍSTICA > IMS > CADASTROS > 110 – MERCADORIAS > PÁGINA B > USA LOTE DE FABRICAÇÃO? = B, C ou D).

            Após informar a mercadoria e clicar no botão do lote de fabricação, será exibido uma tela contendo as informações de todos os lotes que possuem saldo.

 

 

            A exibição está dividida em duas abas, na esquerda (LOJAS) a relação das unidades que possuem lote com saldo diferente e maior que 0 (zero), e ao navegar com SETA PARA CIMA ou SETA PARA BAIXO, na aba da direita (LOTES DISPONÍVEIS) são exibidos a relação de lotes disponíveis na loja selecionada.

 

            No rodapé é exibido a totalização do lote, em Qtd. Und. Negócio lista a soma dos lotes na unidade selecionada (no exemplo acima, na unidade 1, possui lotes com 300, 250 e 255,60 que somando tudo totaliza 805,60). Em Qtd. Total exibe a quantidade real considerando o somatório de todas as lojas (no exemplo acima, und 1 = 805,60 | und 3 = 195,00 | und 4 = 342,00 | und 6 = 400,00 e und 7 = 35 totaliza os 1.777,60).

 

            Quando utilizar o lote de fabricação na digitação do pedido de venda, a quantidade reservada será abatida do saldo disponível, exibindo ao usuário o estoque do lote disponível para o uso nas vendas.

 

 

2.6 – NOTA EXTRA VENDA / DEVOLUÇÃO DE VENDAS

            Na rotina da Nota Extra Venda (LOGÍSTICA > RECEPÇÃO DE MERCADORIAS > 100 – NOTA EXTRA VENDA), foi implementado no lançamento das notas fiscais com as naturezas de movimentação: RA – Remessa para Depósito Fechado/Armazém Geral, DF – Devolução a Fornecedor, DC – Devolução de Clientes ou TS – Transferência de Estoque (Saídas) o registro das movimentações dos lotes de fabricação.

 

            Ao digitar uma extra venda com uma das movimentações acima, e selecionar o documento de origem, os dados dos lotes informados na origem, serão preservados e movimentadas no cálculo da nota. Nas notas de transferências (RA (Remessa para Depósito Fechado) e TS (Transferência de Estoque - Saída)) que vão gerar notas de entradas (EG (Entrada de Mercadoria Recebida para Depósito em Depósito Fechado) e TE (Transferência de Estoque - Entrada)) na unidade de destino, os lotes serão vinculadas a essas notas, e ao liberá-las, elas serão movimentadas.

 

            Quando não selecionado documento de origem, os dados dos lotes inseridos na extra venda serão movimentadas após o cálculo da nota. Caso não seja informado os dados do lote, poderá ser utilizado a rotina Ajustes de Saldo de Lote de Fabricação e efetuar o lançamento desejado no lote.

 

 

2.7 – AJUSTES DE SALDO DE LOTES DE FABRICAÇÃO

            Implementado na rotina de Ajuste de Saldo do Lote de Fabricação (LOGÍSTICA > IMS > 647 – AJUSTES DE SALDO DE LOTES DE FABRICAÇÃO) dois novos campos e um novo relatório para conferência dos lançamentos efetuados.

 

            Na tela inicial, foram adicionados os campos Data Digitação e Data Movimento. A data de digitação será preenchida automaticamente com a data do faturamento e não poderá ser modificada. Esta data indica quando foi registrado o lançamento da movimentação do lote no PRÓTON ERP.

 

            A data de movimentação indica o dia que o lote foi efetivamente movimentado, podendo ser informado uma data igual ao anterior ao faturamento, o que permitirá efetuar um lançamento retroativo. Esta data será utilizada nas listagens dos relatórios.

            No campo Tipo Movimentação deverá ser indicado se a movimentação do lote será é de entrada ou de saída.

 

            Caso seja informado a opção ENTRADA o campo Lote será habilitado e poderá ser selecionado um lote de fabricação já cadastrado anteriormente, ou informar um novo lote, apenas digitando a descrição do lote. Se informado SAÍDA no campo de Lote é obrigatório selecionar o lote que será efetuada a movimentação de saída.

 

            Os campos Fabricação e Validade serão habilitadas de acordo com os dados configurados no cadastro da mercadoria (vide abaixo)

 

         ATENÇÃO: OS PRODUTOS CONFIGURADOS PARA UTILIZAR O LOTE, COM A OPÇÃO C – INFORMAR APENAS O NÚMERO DO LOTE, OS CAMPOS DE FABRICAÇÃO E VALIDADE NÃO É OBRIGATÓRIO SER INFORMADO, BASTA DEIXAR OS CAMPOS VAZIOS, TECLANDO “SETA PARA BAIXO” E INSERIR AS DEMAIS INFORMAÇÕES.

 

            No histórico, deve ser informado o motivo do lançamento do ajuste de saldo do lote, que por padrão será carregado “Movimentação no Saldo do Lote”, mas que poderá ser alterado. Já no campo quantidade o montante a ser movimentado.

 

            Para concluir o lançamento, basta clicar em “Confirmar”. Ao lado desse botão foi inserido o botão Relatório que ao ser acionado será aberto uma para a Listagem de Ajustes de Saldo de Lotes de Fabricação.

2.8 – LISTAGEM DE AJUSTES DE SALDO DE LOTES DE FABRICAÇÃO

            Este relatório foi desenvolvido com o objetivo de listar os ajustes de saldo de lote que foram realizados no processo 647 – Ajustes de Saldo de Lotes de Fabricação.

            Após informar os filtros desejados, basta clicar em Confirmar.

 

 

2.9 – DIGITAÇÃO DO PEDIDO DE VENDA

            Implementado na digitação do pedido de venda a seleção do lote de fabricação de outra unidade de negócio, semelhante a utilização do estoque do depósito.

            Ao acessar a tela de itens, informar a mercadoria, em seguida a quantidade, ao clicar no botão “Depósito”, e navegar com SETA PARA CIMA ou SETA PARA BAIXO entre as unidades, serão exibidos os lotes disponíveis para a unidade selecionada.

 

            No exemplo acima, foi informada a quantidade 10 e ao clicar em “Aplicar” será retirado o estoque do depósito UND 7 – TESTE LOTE. Na parte inferior, foi adicionado a grade de informação que será exibida os Lotes Disponíveis na unidade selecionada, em Total de Lotes é listado o somatório de lotes que tem na unidade.

 

            Neste primeiro momento, é selecionado apenas de qual depósito será retirado o estoque das mercadorias. Após confirmar a retirada do estoque do depósito, em seguida, ao retornar para a tela de itens e teclar “ENTER” ainda no campo de quantidade, o passo seguinte é informar qual(is) lote(s) serão retirados a quantidade solicitada, conforme imagem abaixo:

 

            A exibição está dividida em duas abas, na esquerda (1 - LOJAS) contem a relação das unidades selecionadas para retirar o estoque. No exemplo acima, foi informado que o estoque será retirada da UND 7, com isso, será exibido apenas os lotes dessa unidade. Caso fosse informado mais de uma unidade, as lojas seriam exibidas na lista.

 

            Na aba da direita (2 – LOTES DISPONÍVEIS) são exibidos os lotes disponíveis, ou seja, que possui um saldo superior a 0 (zero). Para navegar entre os lotes, deve ser utilizado as teclas SETA PARA CIMA ou SETA PARA BAIXO e a tecla ENTER para informar a quantidade no lote selecionado.

 

            Ao teclar ENTER será habilitado o campo Quantidade para ser informado a quantidade que será retirada do lote selecionado. Em Quant. Reservada é exibido o somatório dos lotes já informados. Em Quant. Pendente é exibido a diferença entre a QUANTIDADE SOLICITADA – QUANTIDADE RESERVADA.

 

            Para concluir, basta clicar em “Ok” e o produto será inserido no pedido. Vale ressaltar que os pedidos com o tipo de venda iguais a ‘P – Pré-Venda’ ou ‘N – Normal’ possui uma limitação de tempo, para informar os dados de lote, para evitar o bloqueio da mercadoria por parte do vendedor.

            Caso não sejam informados os dados do lote, o produto não poderá ser inserido na venda (exceto quando o pedido for do tipo ‘O – Orçamento’), e será exibido ao usuário que há divergência entre quantidade informada no pedido e no lote.

 

            Após inserido o item, será habilitado o botão “Lote Fabricação” que exibirá todos os lotes disponíveis em todas as unidades em que a mercadoria está vinculada e que o usuário possui acesso.

 

 

 

 

            Ao navegar entre os lotes disponíveis, no lote inserido no pedido, será exibido a coluna Qtde Pedida com a quantidade informada na venda e o Saldo atualizado já abatendo com a quantidade pedida.

 

            Nos pedidos de Orçamento, não é obrigatório informar o lote da mercadoria, no entanto, ao tentar realizar a mudança do tipo de venda, o PRÓTON ERP vai checar se o produto usa lote de fabricação e se foram informados os dados do lote, caso não tenha informado, será exibindo uma mensagem de divergência e não permitirá prosseguir.

 

 

            Antes de alterar o tipo de venda do pedido, ainda o pedido como ORÇAMENTO é preciso, editar, informar os dados do lote e gravar o pedido. Posteriormente, acessar o pedido e alterar o tipo de venda.

 

 

            ATENÇÃO: NA DIGITAÇÃO DO PEDIDO DE VENDA COMO ORÇAMENTO, É IDEAL QUE SEJA INFORMADO OS DADOS REFERENTES AO LOTE DE FABRICAÇÃO E ANTES DE MODIFICAR O TIPO DE VENDA, É FUNDAMENTAL REALIZAR A REVISÃO DOS DADOS INFORMADOS.

 

 

 

2.10 – CAIXA ATACADO / GERAÇÃO DE NOTAS

            Na rotina de Geração de Notas Fiscais (FATURAMENTO > 62 – GERAÇÃO DE NOTAS FISCAIS) e do Caixa Atacado (FATURAMENTO > VAREJO > 440 – CAIXA ATACADO), foi implementado o lançamento das movimentações do lote de fabricação.

 

            Ao informar um pedido de venda, e que na sua digitação foi utilizado o estoque e o lote de fabricação de outra loja (depósito), ao gerar a nota, tanto pelo recebimento do caixa (440 – CAIXA ATACADO) quanto pela geração de notas (62 – GERAÇÃO DE NOTAS FISCAIS), na unidade do depósito, será registrada uma movimentação de saída e na unidade da venda (unidade do pedido), será efetuada um lançamento de entrada dessa transferência feita pelo depósito. Logo em seguida, ainda na unidade da venda, será realizada uma movimentação de saída relacionada a venda da mercadoria.

 

 

            ATENÇÃO: AS MOVIMENTAÇÕES DO LOTE, SÃO REALIZADAS DE FORMA AUTOMÁTICA E PODERÁ SER CONFERIDA TODAS AS TRANSAÇÕES NO RELATÓRIO DO EXTRATO DO LOTE DE FABRICAÇÃO (LOGÍSTICA > IMS > RELATÓRIOS > 89 – EXTRATO DE CONTA CORRENTE DE MERCADORIAS POR LOTE DE FABRICAÇÃO).

 

 

            Exemplificando o contexto acima, e utilizando como referência o relatório do extrato do lote de fabricação, na unidade do depósito será lançado um registro de saída na quantidade solicitada no pedido, e o histórico como RETORNO DE REMESSA REMETIDA PARA DEPÓSITO conforme abaixo.

UNIDADE DO DEPÓSITO

 

            Na unidade de venda terá 2 (dois) lançamentos, primeiro uma movimentação de entrada com a quantidade enviada do depósito, e com o histórico de RETORNO DE REMESSA DO DEPÓSITO. Em seguida um registro de saída com o histórico relacionada a geração da nota na Venda da Mercadoria.

UNIDADE DE VENDA

            Quando informar um pedido de venda, e que foi utilizado o estoque e o lote de fabricação da própria unidade de venda, ao gerar a nota, será registrada apenas uma movimentação de saída referente a geração da nota da venda de mercadoria.

            Ao faturar um pedido de venda que possui itens que utilizam lote de fabricação, e não foi informado no pedido os dados referente ao lote, será exibido uma mensagem que impedirá a geração da nota, conforme imagem abaixo.

 

 

            Ao exibir essa mensagem, o usuário deverá acessar o pedido de venda, editar e informar os dados do lote de fabricação, em seguida, faturar o pedido.

 

2.11 – CANCELAMENTO DE VENDAS E NOTA / ESTORNO DE NOTA

            As rotinas de Cancelamento de Venda (FATURAMENTO > 68 – CANCELAMENTO DE PEDIDOS DE VENDAS E NOTAS) e de Estorno da Nota de Entrada (LOGÍSTICA > RECEPÇÃO DE MERCADORIAS > 101 – ESTORNO DE NOTA DE ENTRADA), foram modificadas para realizar o lançamento de retorno do lote

            Os cancelamentos de pedidos de vendas e notas, efetuarão a movimentação inversa feita no faturamento do pedido e nas notas extra vendas.

            No cancelamento de um pedido que utilizou o estoque e o lote de fabricação de outra loja (depósito), na unidade da venda, será dado uma entrada do cancelamento, e em seguida será dado uma saída transferindo a quantidade vendida para o depósito. Na unidade do depósito será registrado uma entrada dessa transferência.

 

         ATENÇÃO: AS MOVIMENTAÇÕES NO CANCELAMENTO DOS LOTES É REALIZADA DE FORMA AUTOMÁTICA E PODERÁ SER CONFERIDA NO RELATÓRIO DO EXTRATO DO LOTE DE FABRICAÇÃO (LOGÍSTICA > IMS > RELATÓRIOS > 89 – EXTRATO DE CONTA CORRENTE DE MERCADORIAS POR LOTE DE FABRICAÇÃO).

 

UNIDADE DE VENDA

UNIDADE DE DEPÓSITO

            No procedimento do estorno da nota de entrada, contendo produtos que utilizam lote de fabricação, o registro de movimentação da recepção da mercadoria será zerada, e o histórico será atualizado para ESTORNO ENTRADA detalhando o controle da nota, fornecedor, número da nota fiscal, a quantidade estornada e a data do estorno, conforme imagem abaixo