0 - ABASTECIMENTO AUTOMÁTICO

 

INTRODUÇÃO

        Este documento tem como principal objetivo ORIENTAR, DETALHAR e EXEMPLIFICAR o funcionamento de processos no PRÓTON ERP NT. Nos tópicos a seguir, serão apresentadas ao usuário um roteiro de utilização relacionado ao Abastecimento Automático de Lojas.

O Abastecimento Automático de Lojas consiste em analisar previamente as vendas dos produtos das lojas e movimentar entre as filiais da empresa através de demandas configuradas pelos gestores.

Este recurso tem como benefício, as reduções de custos e erros nos pedidos de compras, que ao invés do setor de compras solicitar as mercadorias diretamente aos fornecedores, poderá solicitar as lojas filiais da empresa,  possibilitando dessa forma uma otimização dos estoques e consequentemente o aumento nas vendas com o atendimento devido da distribuição dos produtos.

        O PRÓTON ERP contém um processo em que os compradores efetuarão uma análise das sugestões fornecidas pelo sistema e decidirá se realizará uma Transferência ou uma Compra.

        O gerenciamento do Abastecimento Automático de Lojas será detalhado o passo a passo nos tópicos a seguir.

 

PROCESSOS ENVOLVIDOS

• Perfil de Abastecimento
• Abastecimento entre Lojas
• Abastecimento do CD para Lojas
• Abastecimento de Demandas da Região para Nova Loja
• Abastecimento de Mercadorias Sem Vendas na Região para Nova Loja

 

ROTEIRO DE UTILIZAÇÃO

1. PERFIL DE ABASTECIMENTO

        O primeiro procedimento que deve ser realizado é o cadastro com as configurações dos perfis para realizar as demandas do abastecimento das lojas. O Perfil de Abastecimento consiste em definir os parâmetros para o uso eficaz e aperfeiçoado no abastecimento das lojas.

        Para cada tipo de abastecimento de loja deverá ser cadastrado ao menos um perfil. O cadastro é efetuado no novo Submódulo em LOGÍSTICA > ABASTECIMENTO AUTOMÁTICO > 615 – PERFIL DE ABASTECIMENTO.

      Perfil: Código de Identificação do Perfil de Abastecimento que foi gerado automaticamente após a gravação do cadastro.

Descrição: Nome de fácil entendimento para a identificação do perfil de abastecimento. Este campo permite até 50 (cinquenta) caracteres.

Tipo de Perfil: Determina o tipo de demanda que o perfil vai atender no abastecimento de estoque das lojas. As opções disponíveis são:

A - ORIGEM CD > LOJAS: Esta opção é utilizada para efetuar as demandas de estoques que serão originadas das lojas configuradas como Centro Distribuidor (CD) para as demais lojas da empresa.

B - ORIGEM DEMANDA NA REGIÃO > NOVA LOJA: Esta opção será utilizada quando a empresa abrir uma nova unidade e receberão os produtos para as vendas compradas com os fornecedores e/ou de algumas lojas na região.

C - ORIGEM SEM VENDA NA REGIÃO > NOVA LOJA: Opção a ser utilizada quando a empresa abrir uma nova unidade e receberão os estoques das lojas que não tiveram venda num período recente.

D – ORIGEM OUTRAS LOJAS > LOJA: Esta opção deve ser utilizada para o abastecimento de lojas a partir dos estoques de outras lojas, analisando as demandas e verificando o quanto cada loja pode contribuir para o abastecimento de outras lojas

        Usuário: Código e nome do usuário responsável pelo cadastro do perfil.

        Status: Determina se o perfil está ativo ou não.

      Tipo de Preço (VM): Tipo de preço praticado nos pedidos quando a Natureza de Movimentação for “VM - Venda de Mercadorias”.

Tipo de Preço (TS): Tipo de preço praticado nos pedidos quando a Natureza de Movimentação for “TS - Transferências de Estoque”.

Permissão: Indica se o perfil poderá utilizado por todos os usuários ou apenas pelo criador, supervisor (999) e internal (98765).

Opção para dias de venda: Define como será calculado o período de vendas para realizar o abastecimento de lojas. As opções disponíveis são:

Opção para Múltiplo: Determina o tipo da movimentação dos produtos com embalagens múltiplas.

Tempo de Manutenção: Indica o intervalo de tempo (em minutos) para o usuário realizar as devidas alterações na demanda do abastecimento. Após o cálculo do abastecimento, o usuário tem esse intervalo de tempo pré-definido para alterar e gerar os pedidos de venda. (O intervalo consiste no último cálculo do abastecimento – hora atual do servidor).

Após inserir as devidas informações, o usuário deve confirmar o cadastro. Os botões ‘Unidades’ e ‘Agrupamento de Mercadorias’ serão habilitados para serem definidos, respectivamente, as lojas envolvidas nas demandas e as mercadorias.

UNIDADES PARA ABASTECIMENTO

Ao acionar o botão “Unidades” será habilitado a tela de “Unidades para Abastecimento”, onde deverão ser informados os dias de vendas e análise futura das unidades de origem e destino.

Ordem de Execução: Define a ordem de execução do abastecimento. O PRÓTON sugere a cada 10, no entanto o usuário pode definir livremente.

         Unidade: Deve ser informado a unidade de origem e de destino.

      Dias de Venda: Quantidade de dias de venda que será utilizado para a composição da fórmula de dias de venda definida no perfil cadastrado.

Dias Análise Futuro: Quantidade de dias de venda que será utilizado para análise do estoque futuro.

 

AGRUPAMENTO DE MERCADORIAS

Ao acionar o botão “Agrupamento de Mercadorias”, o usuário realizará a associação das mercadorias ao perfil. A inserção dos produtos poderá ser feita pela mercadoria, fornecedor, grupo, subgrupo e tipo de mercadoria.

 

 

 

 

Ao utilizar as opções A, B, C e D, o sistema vai inserir no abastecimento TODAS as mercadorias que atendem o filtro inserido.

 

2. ABASTECIMENTO ENTRE LOJAS

       O processo de abastecimento de loja consiste na geração de demandas de mercadorias na unidade de origem, gerando pedido de vendas que alimentarão o estoque das unidades de destino. O cliente e o fornecedor utilizado nas demandas são definidas nos parâmetros da empresa, e os produtos no cadastro do perfil.

        Existe 4 (quatro) tipos de abastecimento de lojas:

1. Origem do CD para lojas;

2. Origem de Loja com vendas na região para nova loja;

3. Origem de Loja sem vendas na região para nova loja;

4. Origem de Lojas para outras lojas.

Para cada tipo de abastecimento, também existe um processo específico para calcular e gerar as devidas demandas. No entanto, a funcionalidade segue o mesmo padrão para todas as telas.

Ao acessar a rotina do abastecimento, será solicitado ao usuário algumas informações para criar e calcular a demanda de abastecimento.

 

Perfis de outros usuários? Indica se o usuário vai visualizar os perfis de outros usuários, ou apenas os que foram criados pelo próprio.

Status do Perfil: Indica qual situação configurada no cadastro do perfil (Ativos/Inativos/Todos) será utilizado para filtrar a seleção de perfis no campo de Perfil de Abastecimento. 

Perfil de Abastecimento: Código do Perfil de Abastecimento que será utilizado para realizar as devidas demanda

        Após selecionar o perfil de abastecimento, o sistema vai abrir uma nova tela exibindo os dados do abastecimento e os agendamentos de demandas já cadastrados.

Na parte inferior, serão listadas todas as demandas cadastradas.

Para cadastrar uma nova demanda, deverá clicar em “Novo” e logo em seguida será solicitado o nome de identificação do abastecimento.

 

Após confirmar, um novo agendamento será criado.

 

Para o abastecimento recém criado, será habilitado os seguintes botões: “Cancelar”, “Calcular” e “View”.

Cancelar: Modifica a demanda de abastecimento para cancelado caso a situação esteja como ‘Digitado’, ‘Agendado’ ou ‘Calculado’.

View: Possibilita ao usuário uma visão geral do abastecimento das lojas exibindo os dados do perfil tais como o Tipo de Abastecimento, Código e Nome do usuário que criou o abastecimento, os Custos utilizados na transação e a fórmula do cálculo do período de dias de venda.

Além do mais, serão listadas as unidades (origem e destino) envolvidas no abastecimento e os filtros da busca das mercadorias utilizadas.

O usuário poderá fazer as alterações através dos seguintes botões:

Opção Custo: Permite alterar os custos de venda e transferência na geração dos pedidos de vendas.

Período Venda: Permite alterar a fórmula do cálculo do período de venda a ser utilizado no cálculo da demanda

• Tempo: Permite ao usuário modificar o intervalo de tempo para realizar alterações no abastecimento automátic
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• Remover Unidade: Permite efetuar a exclusão da unidade de origem e de destino do abastecimento automático das lojas. A exclusão também pode ser realizada teclando o botão “Delete”.
• Remover Filtro: Permite a exclusão dos filtros de mercadorias que atenderão o abastecimento unidade de origem e de destino do abastecimento automático das lojas. A exclusão também pode ser realizada teclando o botão “Delete”.
• Calcular: Este botão é responsável por efetuar o cálculo das demandas de abastecimento das mercadorias. A regra de inserção das mercadorias no abastecimento entre lojas se dará da seguinte maneira:

 

1- Identificação do filtro de mercadoria do perfil de abastecimento.

2- Ientificação do Período de Dias de Vendas.

Unidade de Destino

3- Será somado as quantidades vendidas de cada produto no período de análise de vendas.

4- A quantidade total das mercadorias será dividida pelo período de análise das vendas encontrando o valor Saída Média Diária de cada Mercadoria (SMDM).

5- Em seguida, será utilizado o SMDM e multiplicará pela quantidade de dias de estoque futuro encontrando a demanda futura.

6- Análise do estoque da mercadoria com a demanda futura

 A- Se o estoque é igual ou maior, a mercadoria será desprezada da lista de itens do abastecimento.

 B- Se o estoque é menor, a mercadoria será gravada na lista de itens do abastecimento.

C -  estoque da mercadoria a abastecer consiste no Estoque Atual subtraindo a Demanda Futura gerando a Análise da Demanda (AD).

Unidade de Origem

7- Será somado as quantidades vendidas de cada produto da Análise da Demanda no período de análise de vendas.

8- A quantidade total das mercadorias será dividida pelo período de análise das vendas encontrando o valor Saída Média Diária de cada Mercadoria (SMDM).

9- Em seguida, será utilizado o SMDM e multiplicará pela quantidade de dias de estoque futuro encontrando a demanda futura da loja.

10- A seguir será realizada uma análise do estoque da mercadoria.

A- Se o estoque do produto for menor ou igual da demanda futura da loja, a mercadoria será desprezada e removida da lista do abastecimento.

B- Se o estoque do produto for maior que a demanda futura, a mercadoria será gravada na lista de itens do abastecimento e exibirá a quantidade disponível (estoque atual (origem) – demanda futura (origem).

C- Após processar os cálculos, o sistema retornará uma mensagem de conclusão do cálculo.

 

Finalizado o cálculo do abastecimento, os botões “Explorar” e “Finalizar” ficarão disponíveis para o uso.

Explorar: Ativa a visualização e edição das mercadorias que estão na lista do abastecimento, e também permite a exportação em arquivo CSV. Ao ser acionado, será habilitado os botões “Mercadorias” e “Exporta CSV”.

Mercadorias: Possibilita ao usuário uma visão geral dos produtos que serão abastecidas nas lojas envolvidas no abastecimento automático.

Ao marcar/desmarcar a caixa de seleção das unidades, o usuário visualizará apenas as mercadorias atendidas para a unidade. A seleção pode ser feita ao clique do mouse, ou acionando a tecla “Barra de Espaço”

        Na grade de informações contém os dados da Unidade de Destino, o Código e Nome da Mercadoria, a Referência e Unidade Física, além do estoque atendido, a abastecer e a natureza de movimentação que será utilizado na geração do pedido de venda e o valor do produto.

        Ao navegar entre as mercadorias, será exibido na lateral direita, os detalhes adicionais trazendo informações como Embalagens de Venda, Entrada e do Fornecedor e o comparativo entre a Origem e o Destino. Por fim, o estoque que será atendido na demanda.

O analista poderá realizar algumas ações através dos botões:

• Pesquisar: Possibilita a busca da mercadoria na lista de itens. A busca é realizada pelo código ou descrição da mercadoria.

• Editar: Permite alterar a quantidade do estoque atendido da mercadoria selecionada.
• Cortar: Permite excluir o produto da lista do abastecimento. Mesmo o sistema encontrando estoque e a necessidade de abastecer, vai acatar a solicitação de corte do produto
• Exporta CSV: Este botão permite a exportação dos dados de itens do abastecimento para arquivo com a extensão .CSV podendo ser aberto em programas de planilha eletrônica.

Finalizar: O botão tem como função, a geração dos pedidos de vendas nas unidades de negócio que abastecerão as demais lojas. Para ter êxito na execução, é necessário que todas as unidades envolvidas no abastecimento tenham configurado o cliente e o fornecedor padrão da unidade de negócio. A configuração é realizada em Controle > Cadastros > Parâmetros > 390 – Estoque > Página D.

        Se o cliente for filial, o tipo de movimentação do pedido de venda será ‘TS – Transferência de Estoque (Saída)’, caso contrário, o pedido será gravado como ‘VM – Venda de Mercadoria’. E segue o ciclo de faturamento normal. O estoque só estará disponível nas lojas a serem abastecidas quando for emitido as devidas notas fiscais e transferência de estoque.

        Ao consultar o abastecimento gerado, a situação constará como Fechado, e ao clicar no botão “Explorar” é habilitado o botão “Pedidos” que antes não ficava disponível, e sua função será exibir os dados dos pedidos gerados com suas respectivas mercadorias.